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Como reduzir a inadimplência do seu consultório odontológico?
Siga essas dicas e reduza a inadimplência em seu consultório odontológico
Aprender a reduzir a inadimplência de seu consultório odontológico pode ser o diferencial para aumentar o faturamento.
A inadimplência se encontra presente em diversos consultórios odontológicos, mas aqueles que possuem estratégias de cobrança inteligentes estarão em melhor situação.
É inevitável. Cada clínica odontológica terá pacientes com contas não pagas. Embora seja desagradável pedir às pessoas que paguem o que é devido, é fundamental coletar essa receita.
Como reduzir a inadimplência
Aqui estão algumas das estratégias para melhorar as cobranças de pagamentos de pacientes e assim reduzir a inadimplência do seu consultório odontológico:
- Treinar a equipe da recepção;
- Procurar outras opções de treinamento;
- Disponibilizar um membro da equipe;
- Não perseguir os clientes;
- Informar sobre as consequências;
- Dispensar quando necessário.
Abaixo abordaremos cada um dos tópicos mais a fundo.
1 – Treinar a equipe da recepção
A abordagem mais importante é treinar (ou treinar novamente) a equipe que serve como o primeiro ponto de contato para os pacientes: a equipe da recepção.
Certifique-se de que eles possam consultar as informações de débitos anteriores dos pacientes ao fazer o check-in. Enquanto estão confirmando a forma de pagamento, eles podem educadamente lembrar ao paciente sobre um saldo devedor e perguntar como o paciente gostaria de pagá-lo.
É fundamental não fazer perguntas do tipo sim ou não, como “Você quer pagar o seu saldo hoje?” A resposta geralmente será “não”. É muito melhor perguntar se o paciente prefere pagar em espécie ou cartão de crédito.
2. Procure outras opções de pagamento
Procure disponibilizar o maior número de formas de pagamento para os seus clientes. Além do recebimento habitual através do pagamento em espécie, ou cartões de crédito, seria interessante disponibilizar pagamentos através de planos odontológicos, pagamentos digitais entre outros.
3. Contar com um membro para um caso específico
Talvez seja importante contar com um funcionário dedicado à verificação de saldos e pagamentos de cada paciente, assim poderá fornecer relatórios de cada cliente que esteja em situação de inadimplência. Esse funcionário específico é designado para trabalhar a lista de saldos em atraso. Ele poderá ligar para os pacientes entre atender telefones e fazer o check-in e check-out dos pacientes. Certifique-se de que a pessoa escolhida tenha excelente etiqueta ao telefone, mas também tenacidade para não aceitar “não” como resposta.
4. Não persiga seus pacientes
Então, é claro, há o paciente persistente que não paga. Cada telefonema e carta enviada ao paciente custa dinheiro ao seu consultório e reduz a receita que você poderia receber com o pagamento inadimplente. Não continue perseguindo um paciente em situação de inadimplência. Estabeleça regras muito claras sobre quantas ligações ou cartas você enviará.
5. Deixe as consequências claras e cumpra-as
Você pode ligar algumas vezes e mandar cartas de “querido paciente”. Nas cartas deixe bem claro que a falta de contato sobre o pagamento acarretará no desligamento da prática odontológica e no envio da conta para cobrança.
Lembre-se de que, se precisar terceirizar a conta a uma agência de cobrança, você receberá algum valor. Porém, muitos pacientes deixarão de ser pacientes assim que forem encaminhados para a cobrança.
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